Privacyverklaring

1. Privacy op een oogopslag

Algemene informatie

De volgende opmerkingen geven een overzicht van wat er met persoonsgegevens gebeurt wanneer u de Rentowa-website, de Rentowa-webapplicatie, de Rentowa iOS-app of andere door ons aangeboden diensten gebruikt.

Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gedetailleerde informatie vindt u in de onderstaande secties van dit privacybeleid.

Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit privacybeleid beschreven verwerking is Alwin Gilles e.K., Uedemer Straße 1–7, 47546 Kalkar, Duitsland. Contactpersoon: Milcho Jovanovski. E-mail: contact@rentowa.com. Telefoon: +49 162 399 7926.

Hoe verzamelen wij gegevens?

Gegevens worden met name verwerkt wanneer u:

• rentowa.com bezoekt,
• een contact- of demoformulier verstuurt,
• een Rentowa-gebruikersaccount gebruikt,
• Rentowa gebruikt als beheerder of medewerker van een verhuurbedrijf,
• ondersteuning aanvraagt,
• deelneemt aan een productdemonstratie of online meeting,
• functies gebruikt zoals de camera, QR-/barcodescanner of digitale handtekeningen.

Andere gegevens worden automatisch gegenereerd bij het gebruik van de website of applicatie, bijvoorbeeld technische verbindings-, server-, beveiligings- en loggegevens.

Waarvoor gebruiken wij gegevens?

• het aanbieden en beveiligen van onze website en applicaties,
• het beheren van gebruikersaccounts en bedrijfstoegang,
• het uitvoeren en beheren van onze contractuele relaties,
• het afhandelen van aanvragen,
• het bieden van ondersteuning,
• het versturen van transactionele e-mails,
• foutdiagnose en het waarborgen van IT-beveiliging,
• het naleven van wettelijke verplichtingen.

Welke rechten heeft u?

Met inachtneming van de wettelijke vereisten heeft u recht op:

• inzage,
• rectificatie,
• verwijdering,
• beperking van de verwerking,
• gegevensoverdraagbaarheid,
• bezwaar,
• intrekking van gegeven toestemming,
• het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is:

Alwin Gilles e.K., Uedemer Straße 1–7, 47546 Kalkar, Duitsland

Contactpersoon: Milcho Jovanovski

E-mail voor algemene vragen en vragen over gegevensbescherming: contact@rentowa.com

Telefoon: +49 162 399 7926

Website: https://rentowa.com

Voor vragen over gegevensbescherming kunt u gebruikmaken van het hierboven vermelde contactadres.

3. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Alwin Gilles e.K. in verband met:

• de marketingwebsite rentowa.com,
• de Rentowa-webapplicatie,
• de Rentowa iOS-app,
• gebruikersaccounts en bedrijfstoegang,
• contact-, demo- en supportaanvragen,
• facturering en administratie van Rentowa-contractklanten,
• openbare Rentowa-catalogi en boekingsaanvraagfuncties, voor zover Alwin Gilles e.K. zelf de verwerkingsverantwoordelijke is,
• onze officiële social-mediakanalen.

Voor toekomstige applicaties of functies geldt dit privacybeleid alleen voor zover deze daadwerkelijk hierin worden beschreven. Vóór de introductie van nieuwe verwerkingsactiviteiten wordt het privacybeleid dienovereenkomstig geactualiseerd.

4. Rollen van Rentowa en de verhuurbedrijven

4.1 Rentowa als verwerkingsverantwoordelijke

Alwin Gilles e.K. is met name verantwoordelijk voor verwerkingen waarvan wij zelf de doeleinden en middelen bepalen. Dit omvat in het bijzonder:

• de exploitatie van de marketingwebsite,
• het afhandelen van contact- en demoaanvragen,
• het beheer van de contractuele relatie met Rentowa,
• het beheer van Rentowa-gebruikersaccounts,
• de facturering van onze eigen diensten,
• algemene beveiliging en misbruikpreventie,
• ondersteuning en communicatie,
• de exploitatie van onze social-mediakanalen.

4.2 Rentowa als verwerker

Verhuurbedrijven kunnen Rentowa gebruiken om persoonsgegevens van hun eigen klanten, contactpersonen, medewerkers of zakenpartners te verwerken. Dit kan bijvoorbeeld omvatten:

• klantstamgegevens,
• boekingen,
• huurcontracten,
• facturen,
• betalingsinformatie,
• afleveradressen,
• overdracht- en retourprotocollen,
• conditie- en schadefoto's,
• digitale handtekeningen,
• interne notities.

In deze gevallen is het betreffende verhuurbedrijf doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Alwin Gilles e.K. verwerkt de gegevens in de regel als verwerker op grond van Art. 28 AVG en op basis van de gedocumenteerde instructies van het verhuurbedrijf.

De details van deze verwerking worden geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

4.3 Openbare catalogi en boekingsaanvragen

Indien een verhuurbedrijf via Rentowa een openbare productcatalogus of een boekingsaanvraagformulier aanbiedt, is het betreffende verhuurbedrijf doorgaans verantwoordelijk voor de daar verzamelde klantgegevens.

Het betreffende boekingsformulier dient daarom te verwijzen naar het privacybeleid van dat verhuurbedrijf.

Dit privacybeleid van Rentowa vervangt niet de eigen privacyinformatie van het verhuurbedrijf aan zijn klanten.

Betrokkenen wier gegevens door een verhuurbedrijf in Rentowa zijn opgeslagen, dienen zich voor de uitoefening van hun rechten doorgaans eerst tot dat verhuurbedrijf te wenden. Wij ondersteunen het verhuurbedrijf binnen het kader van onze wettelijke en contractuele verplichtingen.

5. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het type gebruik kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:

5.1 Contact- en stamgegevens

• voor- en achternaam,
• bedrijfsnaam,
• adres,
• e-mailadres,
• telefoonnummer,
• klantnummer,
• gegevens van de contactpersoon.

5.2 Gebruikersaccount- en authenticatiegegevens

• e-mailadres,
• wachtwoordhash,
• status van e-mailverificatie,
• gebruikersrol,
• machtigingen,
• toewijzing aan bedrijf of tenant,
• uitnodigings- en activeringsgegevens,
• sessie- en beveiligingsgegevens,
• informatie over wachtwoordherstel.

Gebruikersaccounts worden doorgaans aangemaakt via een uitnodiging van een bedrijf. Open publieke zelfregistratie wordt momenteel niet aangeboden.

Tweefactorauthenticatie is momenteel nog niet volledig geïmplementeerd.

5.3 Bedrijfsgegevens

• bedrijfsnaam en rechtsvorm,
• adres,
• e-mailadres en telefoonnummer,
• website,
• logo,
• btw-identificatienummer,
• belastingnummer,
• bankgegevens,
• factuurinstellingen,
• bedrijfslocaties,
• gebruikers en rollen.

5.4 Contract-, boekings- en operationele gegevens

• contract- en boekingsnummers,
• huurperiode,
• geboekte items en aantallen,
• prijzen, kortingen en belastingen,
• boekingsstatus en statusgeschiedenis,
• verantwoordelijke medewerkers,
• interne notities,
• leverings- en ophaalinformatie,
• retourinformatie,
• schade- en conditie-informatie,
• checklists,
• overdracht- en retourprotocollen.

5.5 Factuur- en betalingsgegevens

• factuurnummers en factuurregels,
• factuuradressen,
• bedragen en belastingen,
• betaalmethode,
• betaalstatus,
• betaaldatum,
• betalingskenmerk,
• IBAN en rekeninghouder, indien ingevoerd,
• gegevens van contante, kaart- en overboekingsbetalingen,
• borgbedragen en borgstatus,
• terugbetalingsinformatie,
• DATEV-exportgegevens.

Rentowa verwerkt momenteel geen eigen online betalingen via Stripe, PayPal of vergelijkbare betalingsproviders. Bijbehorende integraties zijn slechts gepland.

Volledige creditcardgegevens worden niet in Rentowa opgeslagen.

5.6 Inhouds- en bestandsgegevens

• product- en voorraadafbeeldingen,
• conditie- en schadefoto's,
• contracten,
• facturen,
• overdracht- en retourprotocollen,
• digitale handtekeningen,
• overige bijlagen en documenten.

5.7 Technische gegevens

• IP-adres,
• browsertype en -versie,
• besturingssysteem,
• apparaattype,
• app-versie,
• datum en tijdstip van toegang,
• bezochte pagina's en gebruikte functies,
• server-, beveiligings- en foutlogs,
• sessie-identificatoren,
• technische diagnostische informatie.

5.8 Categorieën van betrokkenen

De verwerking kan met name betrekking hebben op:

• websitebezoekers,
• geïnteresseerden en aanvragers van demo's,
• Rentowa-contractklanten,
• beheerders en gebruikers van Rentowa-bedrijven,
• medewerkers van verhuurbedrijven,
• klanten en contactpersonen van verhuurbedrijven,
• leveranciers en zakenpartners,
• aanvragers van ondersteuning.

Rentowa is een B2B-aanbod gericht op bedrijven en professionele gebruikers vanaf 18 jaar. Bewuste verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen is niet beoogd.

6. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens met name op de volgende rechtsgrondslagen:

6.1 Toestemming — Art. 6 lid 1 sub a AVG

Deze rechtsgrondslag betreft met name optionele analysefuncties, optionele cookies en andere verwerkingen waarvoor uitdrukkelijk toestemming wordt gevraagd.

6.2 Uitvoering van een overeenkomst en precontractuele maatregelen — Art. 6 lid 1 sub b AVG

• demo- en contractaanvragen,
• gebruikersaccounts,
• het aanbieden van het Rentowa-platform,
• het beheer van Rentowa-contractklanten,
• ondersteuning en contractgerelateerde communicatie.

6.3 Wettelijke verplichtingen — Art. 6 lid 1 sub c AVG

Deze rechtsgrondslag betreft met name commerciële, fiscale, boekhoudkundige en regelgevende verplichtingen.

6.4 Gerechtvaardigde belangen — Art. 6 lid 1 sub f AVG

Onze gerechtvaardigde belangen zijn met name:

• veilige en stabiele werking,
• bescherming tegen misbruik en ongeoorloofde toegang,
• foutdiagnose,
• IT-beveiliging,
• het afhandelen van algemene aanvragen,
• interne organisatie,
• documentatie van systeem- en bedrijfsprocessen,
• het vaststellen, uitoefenen en verdedigen van juridische aanspraken.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, houden wij rekening met de rechten en belangen van betrokkenen door middel van een belangenafweging.

7. Beschikbaarstelling van de marketingwebsite

De marketingwebsite wordt aangeboden via Lovable Cloud.

Volgens onze huidige configuratie wordt de database van de marketingwebsite beheerd in de regio Ierland, eu-west-1.

Bij een bezoek aan de website kunnen met name de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres,
• browser en besturingssysteem,
• opgevraagde pagina of bestand,
• datum en tijdstip,
• referrer-URL,
• technische fout- en beveiligingsinformatie.

De verwerking dient om de website veilig, stabiel en foutloos aan te bieden. De rechtsgrondslag is Art. 6 lid 1 sub f AVG.

Dienstverlener

Lovable Labs AB, Sveavägen 17, 111 57 Stockholm, Zweden — dienst: Lovable Cloud. Doel: hosting, database, backend en edge-functies alsmede geïntegreerde e-mailbezorging.

De technische infrastructuur van Lovable Cloud is onder andere gebaseerd op technologieën van Supabase. Voor zover verdere subverwerkers worden ingeschakeld, worden hun inschakeling en eventuele gegevensoverdrachten geregeld door de contractuele voorwaarden en de actuele lijst van subverwerkers van de aanbieder.

8. Contact- en demoformulier

Wanneer u een contactformulier verstuurt, verwerken wij met name:

• naam,
• e-mailadres,
• onderwerp,
• inhoud van het bericht,
• tijdstip van de aanvraag.

De gegevens worden opgeslagen in de databasetabel voor contactaanvragen. Bovendien stuurt een edge-functie een melding naar ons en een bevestiging naar de afzender.

Voor de exploitatie van de e-mailinfrastructuur wordt technische bezorginformatie verwerkt, waaronder:

• ontvanger,
• gebruikte sjabloon,
• bezorgstatus,
• foutinformatie,
• informatie over uitschrijving en onderdrukking.

Contactaanvragen worden doorgaans maximaal 24 maanden bewaard. Langere bewaring kan plaatsvinden indien de aanvraag leidt tot een contractuele relatie of indien wettelijke documentatie- en bewaarverplichtingen van toepassing zijn.

De rechtsgrondslag is Art. 6 lid 1 sub b AVG voor precontractuele of contractuele aanvragen en Art. 6 lid 1 sub f AVG voor overige aanvragen.

Het verstrekken van de als verplicht gemarkeerde informatie is noodzakelijk om de aanvraag te kunnen afhandelen. Verdere informatie is vrijwillig.

9. Cookies, lokale opslag en toestemmingsbeheer

9.1 Strikt noodzakelijke technologieën

Wij gebruiken cookies, lokale opslag of vergelijkbare technologieën voor zover deze noodzakelijk zijn om functies te bieden die u uitdrukkelijk heeft aangevraagd. Dit kan met name omvatten:

• login- en sessiecookies,
• beveiligings- en CSRF-cookies,
• taalinstellingen,
• toestemmingsbeslissingen,
• technisch noodzakelijke gebruikersinterfacestatussen.

§ 25 lid 2 TDDDG is van toepassing op strikt noodzakelijke toegang tot informatie op eindapparatuur. De daaropvolgende verwerking van persoonsgegevens vindt, afhankelijk van de context, plaats op basis van Art. 6 lid 1 sub b of sub f AVG.

9.2 Taalinstelling

De gekozen taal kan worden opgeslagen in de lokale opslag van de browser onder een technische sleutel zoals rentowa.lang. Dit dient om de website in de door de gebruiker gekozen taal aan te bieden.

9.3 Lovable Analytics en meting van webprestaties

Lovable Analytics en de bijbehorende optionele prestatietechnologieën zijn momenteel uitgeschakeld. Vóór elke toekomstige activering wordt toestemming gevraagd voor zover dit wettelijk vereist is.

Indien in de toekomst geactiveerd, zouden prestatiewaarden zoals laadtijden, lay-outstabiliteit en responsiviteit kunnen worden gemeten. De rechtsgrondslagen zouden dan § 25 lid 1 TDDDG en Art. 6 lid 1 sub a AVG zijn.

Het weigeren van optionele analysefuncties heeft geen invloed op het algemene gebruik van de website.

9.4 Geen reclame- of remarketingtechnologieën

Wij gebruiken momenteel niet:

• Google Analytics- of Google Ads-integratie,
• Meta Pixel,
• Meta Conversion API,
• LinkedIn Insight Tags,
• aangepaste doelgroepen,
• remarketingtechnologieën,
• cross-site advertentieprofielen.

Mochten dergelijke diensten in de toekomst worden geïntroduceerd, dan worden deze pas geactiveerd na een overeenkomstige update van dit privacybeleid en, indien vereist, na voorafgaande toestemming.

10. Rentowa-webapplicatie en Laravel Cloud

De Rentowa-applicatie wordt aangeboden via Laravel Cloud.

Voor de applicatie gebruiken wij een PostgreSQL-database in de regio EU Central, Frankfurt.

De dienstverlener is Laravel Holdings Inc. — dienst: Laravel Cloud. Doel: hosting van de applicatie, exploitatie van de PostgreSQL-database, wachtrijen, geplande processen en technische applicatie-infrastructuur.

De verwerking vindt plaats om de applicatie te leveren en onze overeenkomsten met Rentowa-klanten uit te voeren op basis van Art. 6 lid 1 sub b AVG.

Voor zover technische beveiligings-, fout- en operationele gegevens worden verwerkt, is de verwerking bovendien gebaseerd op Art. 6 lid 1 sub f AVG.

11. Gebruikersaccounts en authenticatie

Gebruikersaccounts worden momenteel uitsluitend aangemaakt op uitnodiging van een bedrijf.

Inloggen gebeurt via e-mailadres en wachtwoord. Bevestiging van het e-mailadres is vereist vóór regulier gebruik.

Wij verwerken in het bijzonder:

• naam,
• e-mailadres,
• wachtwoordhash,
• gebruikersrol,
• rechten,
• bedrijfstoewijzing,
• uitnodigingsstatus,
• status van e-mailverificatie,
• sessie- en beveiligingsinformatie.

Wachtwoorden worden niet in platte tekst opgeslagen, maar beveiligd met de door Laravel geboden wachtwoord-hashingprocedure.

Een gebruiker kan momenteel slechts tot één bedrijf of tenant behoren.

De rechtsgrondslagen zijn Art. 6 lid 1 sub b en f AVG.

12. Scheiding van tenants en toegangsrechten

Rentowa is een multi-tenant applicatie.

De gegevens van een bedrijf worden server-side gescheiden van de gegevens van andere bedrijven met behulp van een tenant-identificatiecode.

Tenantgebruikers krijgen alleen toegang tot gegevens van hun eigen bedrijf. De omvang van de toegang hangt af van de toegewezen rol en de betreffende rechten. Mogelijke rollen zijn onder andere:

• beheerder,
• kantoormanager,
• kantoorpersoneel,
• magazijn,
• boekhouding,
• alleen-lezen.

Toegang door Rentowa

Technische volledige toegang kan worden gehouden door personen met geautoriseerde toegang tot de Laravel Cloud-organisatie of de productieomgeving.

Daarnaast bestaat er een platformrol SUPER_ADMIN. Deze kan voor ondersteunings-, beheer- of probleemoplossingsdoeleinden toegang krijgen tot verschillende tenants.

Toegang als superbeheerder wordt gedocumenteerd in het auditlog van de betreffende tenant. Tijdens een dergelijke toegang wordt een zichtbare melding in de applicatie weergegeven.

Toegang vindt alleen plaats voor zover dit noodzakelijk is voor exploitatie, ondersteuning, onderhoud, probleemoplossing, beveiliging of het nakomen van contractuele verplichtingen.

De rechtsgrondslag is Art. 6 lid 1 sub b of f AVG.

13. Archivering van gebruikers- en klantgegevens

Gebruikers- en klantgegevens worden bij verwijdering doorgaans eerst gearchiveerd. Archivering dient in het bijzonder om:

• boekings- en contractgeschiedenissen traceerbaar te houden,
• het beschadigen van facturen en protocollen te voorkomen,
• wettelijke bewaarplichten na te leven,
• ontoelaatbare achteraf aangebrachte wijzigingen te voorkomen.

Gearchiveerde gegevens blijven opgeslagen totdat toegestane verwijdering plaatsvindt of de gegevens niet langer nodig zijn.

Archivering staat niet gelijk aan volledige verwijdering.

14. Facturen, betalingen en boekhouding

Rentowa maakt het aanmaken en beheren van facturen mogelijk, evenals de documentatie van betalingen en aanbetalingen. Het volgende kan worden verwerkt:

• factuur- en klantgegevens,
• factuurregels,
• bedragen en belastingen,
• betaalmethode,
• betalingsstatus en betaaldatum,
• betalingsreferenties,
• bankgegevens,
• informatie over aanbetalingen,
• terugbetalingen,
• DATEV-exportgegevens.

De verwerking vindt met name plaats om de overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan handels- en belastingrechtelijke verplichtingen. De rechtsgrondslagen zijn Art. 6 lid 1 sub b en c AVG.

Als online betaling is geactiveerd, worden betalingen verwerkt via Stripe (zie sectie 5.5); volledige kaart- en rekeninggegevens worden nooit in Rentowa opgeslagen.

15. E-mailcommunicatie via Brevo

Voor transactionele e-mails van de Rentowa-applicatie gebruiken wij Brevo. Deze omvatten in het bijzonder:

• accountuitnodigingen,
• e-mailverificaties,
• berichten voor het opnieuw instellen van wachtwoorden,
• boekingsbevestigingen,
• herinneringen voor retourzendingen,
• betalingsherinneringen,
• facturen,
• antwoorden van de ondersteuning,
• beveiligingsmeldingen.

De volgende gegevens worden in het bijzonder doorgegeven aan de e-maildienstverlener:

• ontvangeradres,
• naam,
• onderwerp,
• berichtinhoud,
• technische bezorginformatie.

De verwerking vindt plaats op basis van Art. 6 lid 1 sub b of f AVG.

Dienstverlener: Brevo SAS (voorheen Sendinblue), 106 boulevard Haussmann, 75008 Parijs, Frankrijk. Doel: verzending en technische bezorging van transactionele e-mails.

Er worden momenteel geen marketingnieuwsbrieven verzonden.

16. Bestandsopslag, afbeeldingen en documenten

Voor privé bestands- en beeldopslag gebruikt Rentowa Cloudflare R2 Object Storage.

De gebruikte bucket is geconfigureerd met de EU-jurisdictie van Cloudflare. De objecten die in de bucket zijn opgeslagen, vallen onder de EU-jurisdictie van Cloudflare. Dit zorgt ervoor dat de objecten binnen de Europese Unie worden opgeslagen. Cloudflare vermeldt voor R2 geen enkele stad of klassieke AWS-regio; de technische regiowaarde voor de S3-compatibele interface is “auto”.

In de productieomgeving wordt met name de volgende inhoud verwerkt via privé R2-opslag:

• product- en voorraadafbeeldingen,
• conditie- en schadefoto's,
• foto's genomen bij overdracht en retour,
• contracten,
• facturen,
• overdrachts- en retourprotocollen,
• overige bijlagen en documenten.

Privébestanden worden niet beschikbaar gesteld via vrij toegankelijke openbare opslagadressen. Toegang vindt doorgaans plaats via beveiligde of tijdelijk beperkte, ondertekende URL's.

Afhankelijk van de functie kunnen bepaalde beeld- of inhoudsgegevens ook technisch binnen de database worden opgeslagen, bijvoorbeeld in gecodeerde vorm.

Voor zover deze inhoud gegevens van een verhuurbedrijf of diens klanten bevat, verwerkt Alwin Gilles e.K. de gegevens doorgaans als verwerker onder Art. 28 AVG en op de gedocumenteerde instructies van het betreffende verhuurbedrijf.

Gebruikte dienstverlener

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, VS.

Dienst: Cloudflare R2 Object Storage. Doel: privé-opslag en levering van bestanden, afbeeldingen en documenten. Opslagjurisdictie: Europese Unie.

Cloudflare is een in de VS gevestigde dienstverlener. Voor zover verwerking of toegang buiten de EU/EER in het kader van de dienstverlening niet kan worden uitgesloten, worden waarborgen geboden in overeenstemming met de met Cloudflare geldende Data Processing Addendum en de daarin vastgelegde overdrachtsmechanismen, in het bijzonder de EU-standaardcontractbepalingen.

17. Digitale handtekeningen

Rentowa stelt verhuurbedrijven in staat om de handtekening van een huurklant vast te leggen op het apparaat van een medewerker. Het volgende kan worden opgeslagen:

• de afbeelding van de handtekening,
• de ingevoerde naam van de ondertekenende persoon,
• de toewijzing aan het overdrachts- of contractproces,
• datum en tijd,
• de verwerkende gebruiker.

De handtekening dient ter documentatie van overdrachten, retourzendingen en contractuele processen.

Rentowa gebruikt de handtekening niet voor geautomatiseerde biometrische identificatie van een persoon.

Het betreffende verhuurbedrijf is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verzameling en voor het informeren van de huurklant. Alwin Gilles e.K. verwerkt de gegevens doorgaans als verwerker.

18. Camera en QR/barcodescanner

De iOS-app kan de camera gebruiken wanneer de gebruiker een bijbehorende functie selecteert. De camera wordt in het bijzonder gebruikt voor:

• QR- en barcodescanning,
• voorraad- en productafbeeldingen,
• conditiefoto's,
• schadefoto's,
• foto's bij overdracht en retour.

Cameratoegang vindt alleen plaats nadat de bijbehorende apparaattoestemming is verleend.

Cameratoestemming kan te allen tijde worden ingetrokken in de iOS-systeeminstellingen. Functies die strikt de camera vereisen, zijn dan mogelijk niet meer beschikbaar.

De camera wordt momenteel niet gebruikt voor het scannen van identiteitsbewijzen, paspoorten of rijbewijzen.

19. Face ID

De iOS-app kan Face ID gebruiken om de lokale toegang tot de app te beveiligen.

De biometrische controle wordt uitgevoerd door het besturingssysteem van het apparaat. Rentowa ontvangt geen gezichtsgegevens en slaat geen biometrische Face ID-kenmerken op zijn servers op.

Rentowa ontvangt alleen technische feedback over of de lokale authenticatie succesvol was.

Het gebruik van Face ID is vrijwillig en kan via de apparaatinstellingen worden gedeactiveerd.

20. Geen GPS-tracking van apparaten

Rentowa maakt momenteel geen gebruik van GPS-tracking van medewerkers, klanten of huurartikelen. In het bijzonder wordt het volgende niet automatisch verwerkt:

• actuele apparaatlocaties,
• bewegingsprofielen van medewerkers,
• GPS-posities van huurartikelen,
• permanente locatiegeschiedenissen.

Gebruikers kunnen leverings- en ophaaladressen handmatig invoeren. Technische coördinaten voor afstands- of routeberekening kunnen uit deze adressen worden afgeleid.

21. Kaart-, geocoding- en routeringsdiensten

Voor kaart-, adres- en afstandsfuncties gebruikt Rentowa momenteel diensten uit het OpenStreetMap-ecosysteem.

21.1 Kaarttegels

Wanneer een kaartweergave wordt geopend, worden kaarttegels momenteel rechtstreeks geladen van tile.openstreetmap.org. Daarbij wordt het IP-adres van het gebruikte apparaat technisch doorgegeven aan de kaartserver.

De rechtsgrondslag is Art. 6 lid 1 sub f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat uit het weergeven van leveringsgebieden, locaties en afstanden binnen de applicatie. Voorafgaand aan het gebruik beoordelen wij of er zwaarder wegende belangen van de betrokkenen bestaan.

21.2 Nominatim

De Nominatim-dienst kan worden gebruikt om een handmatig ingevoerd leveringsadres om te zetten in geografische coördinaten. Het ingevoerde adres wordt server-side doorgegeven aan de dienst.

21.3 OSRM

Voor route- of afstandsberekening kunnen uit een adres afgeleide coördinaten worden doorgegeven aan de OSRM-dienst op router.project-osrm.org.

21.4 Verantwoordelijkheid

De genoemde diensten worden technisch gebruikt in verband met het leveren van Rentowa-functies.

Voor zover gegevens van een tenant of diens klanten worden verwerkt, vindt dit doorgaans plaats in het kader van verwerking in opdracht.

Het gebruik van publieke community-endpoints wordt regelmatig herzien. Wij behouden ons het recht voor om over te stappen op self-hosted diensten of contractueel gebonden aanbieders.

Wij beoordelen momenteel of de kaart-, geocoding- en routeringsdiensten in de toekomst self-hosted worden of worden vervangen door contractueel gebonden aanbieders.

22. Server-, applicatie- en toegangslogs

22.1 Applicatielogs

De Rentowa-applicatie houdt technische applicatielogs bij om fouten op te sporen, de werking te beveiligen en beveiligingsincidenten te onderzoeken.

De reguliere bewaartermijn van deze Laravel-applicatielogs bedraagt over het algemeen 14 dagen.

22.2 Platform- en HTTP-logs

Laravel Cloud en andere infrastructuurexploitanten kunnen daarnaast technische toegangslogs bijhouden. Deze kunnen IP-adressen, tijdstempels, opgevraagde bronnen en technische verbindingsinformatie bevatten.

De betreffende bewaartermijn hangt af van de technische configuratie en de voorwaarden van de infrastructuurexploitant. De rechtsgrondslag is Art. 6 lid 1 sub f AVG.

23. Auditlogs

Rentowa onderhoudt een onveranderlijk auditlog van belangrijke gebruikers- en systeemacties. Het volgende kan worden gelogd:

• inlogpogingen,
• aanmaak en wijziging van klantgegevens,
• boekingswijzigingen,
• factuurwijzigingen,
• archiverings- en verwijderingsprocessen,
• exports,
• rol- en rechtenwijzigingen,
• toegang van de superbeheerder.

Een auditvermelding kan in het bijzonder bevatten:

• tenant,
• gebruikersidentificatiecode,
• naam van de handelende gebruiker,
• betrokken record of entiteit,
• type actie,
• gewijzigde waarden,
• tijdstip van de actie.

Volgens de huidige applicatieconfiguratie bevat het auditlog geen apart opgeslagen IP-adres of apparaatidentificatiecode.

Auditgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de contractuele relatie en daarna, voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke documentatie- en bewaarplichten, om de integriteit van boekings- en factuurgegevens te waarborgen of om juridische claims te verdedigen.

Auditvermeldingen worden, afhankelijk van hun inhoud en doel, gedurende verschillende periodes bewaard. Technische en beveiligingsgerelateerde vermeldingen worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor beveiliging, bewijsvoering of juridische verdediging. Vermeldingen die deel uitmaken van commerciële, fiscale of boekhoudkundige gegevens kunnen worden bewaard gedurende de geldende wettelijke bewaartermijn.

24. Back-ups

Back-ups worden regelmatig gemaakt om beschikbaarheid en herstelbaarheid te waarborgen. De aan applicatiezijde geconfigureerde back-upcyclus voorziet momenteel in:

• volledig behoud van alle back-ups gedurende 7 dagen,
• dagelijkse back-ups gedurende nog eens 16 dagen,
• wekelijkse back-ups gedurende 8 weken,
• maandelijkse back-ups gedurende 4 maanden,
• jaarlijkse back-ups gedurende 2 jaar.

Back-ups worden dagelijks gemaakt in de productieomgeving en volgens het geconfigureerde schema opgeschoond. De opslag van back-ups aan applicatiezijde is beperkt tot in totaal 5 GB. Afhankelijk van het bereikte opslagvolume kunnen oudere back-ups eerder door de automatische opschoning worden verwijderd dan de hierboven vermelde maximale periodes.

Laravel Cloud kan daarnaast eigen back-ups van de database of infrastructuur uitvoeren. Hiervoor kunnen afzonderlijke bewaartermijnen gelden.

Verwijderde gegevens kunnen tot het einde van de betreffende back-upcyclus nog in back-upkopieën aanwezig zijn. Ze worden daar niet gebruikt voor reguliere operationele doeleinden en worden verwijderd als onderdeel van geplande overschrijving.

25. Einde van de overeenkomst en verwijdering van tenantgegevens

De verwijdering en teruggave van tenantgegevens na afloop van de overeenkomst wordt geregeld in de betreffende overeenkomst en verwerkersovereenkomst. Er wordt over het algemeen uitgegaan van een exportperiode van 60 dagen. De concrete uitvoering en het begin van de periode worden bij beëindiging van de overeenkomst aan het betreffende bedrijf meegedeeld.

Na de telkens meegedeelde periode worden operationele tenantgegevens verwijderd of geanonimiseerd, mits:

• er geen wettelijke bewaarplicht bestaat,
• de gegevens niet nodig zijn voor de verdediging van juridische claims,
• geen andere toegestane verdere verwerking noodzakelijk is.

Factuur-, boekings- en bedrijfsgegevens die onderworpen zijn aan wettelijke bewaarplichten kunnen apart met beperkte toegang blijven opgeslagen.

Gegevens kunnen tot het einde van de geldende back-upcyclus nog in back-upkopieën aanwezig zijn.

In individuele gevallen kunnen afwijkende regelingen contractueel worden overeengekomen.

26. Verwijdering van account

Betrokkenen kunnen te allen tijde verzoeken om verwijdering van hun gebruikersaccount per e-mail aan contact@rentowa.com. Een aparte self-servicefunctie in de applicatie is momenteel niet beschikbaar.

Het verzoek wordt handmatig beoordeeld en verwerkt. De aanvrager ontvangt een ontvangstbevestiging.

Het verzoek wordt in de regel zonder onnodige vertraging verwerkt, uiterlijk binnen één maand na ontvangst.

Bij een gerechtvaardigde accountverwijdering worden de aan het gebruikersaccount toegewezen persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijke of contractuele redenen verdere opslag vereisen.

Het verwijderen van een gebruikersaccount leidt niet automatisch tot de verwijdering van:

• de volledige bedrijfstenant,
• de gegevens van het verhuurbedrijf,
• facturen en fiscaal relevante documenten,
• boekings- en contractgeschiedenissen,
• gegevens die door het verhuurbedrijf als verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt,
• gegevens die nodig zijn voor de verdediging van juridische claims.

Indien de gebruiker de enige beheerder van zijn bedrijf is, moet vóór verwijdering een andere beheerder worden aangewezen, of moet de verdere procedure met Rentowa worden verduidelijkt.

Verwijdering van een volledige bedrijfstenant kan alleen worden uitgevoerd door een Rentowa-superbeheerder in het kader van beëindiging van de overeenkomst.

27. Transactionele e-mails en geen nieuwsbrieven

Rentowa verzendt momenteel uitsluitend transactionele en servicegerelateerde berichten. Deze omvatten in het bijzonder:

• uitnodigingen,
• accountbevestigingen,
• berichten voor het opnieuw instellen van het wachtwoord,
• boekingsinformatie,
• herinneringen,
• facturen,
• supportberichten,
• beveiligingsinformatie.

Er worden momenteel geen marketingnieuwsbrieven verzonden.

Mochten in de toekomst nieuwsbrieven worden geïntroduceerd, dan gebeurt dit uitsluitend op basis van een passende rechtsgrondslag en, indien van toepassing, na voorafgaande toestemming en double opt-in.

28. Online vergaderingen en productdemonstraties

Voor productdemonstraties, consultaties en online vergaderingen gebruiken wij Microsoft Teams en Zoom. Daarbij kan het volgende worden verwerkt:

• naam,
• e-mailadres,
• inbelgegevens,
• IP-adres,
• apparaat- en verbindingsinformatie,
• tijdstip en duur van deelname,
• vrijwillig verzonden audio- en videogegevens,
• chatberichten,
• gedeelde scherminhoud en bestanden.

Vergaderingen worden op dit moment onzerzijds niet opgenomen, automatisch getranscribeerd of door AI samengevat.

De verwerking vindt plaats voor het voeren van precontractuele of contractuele communicatie op grond van Art. 6 lid 1 sub b AVG en op basis van ons gerechtvaardigd belang bij efficiënte communicatie op grond van Art. 6 lid 1 sub f AVG.

De gebruikte aanbieders zijn met name Microsoft Teams, aangeboden door Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland, en Zoom, aangeboden door Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, VS, of door Zoom Voice Communications B.V. voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte.

De aanbieders kunnen persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met hun eigen privacyverklaringen en, waar van toepassing, buiten de EU/EER.

29. Aanwezigheid op sociale media

Rentowa onderhoudt momenteel officiële profielen op LinkedIn en Instagram.

Op rentowa.com worden uitsluitend gewone links naar deze profielen gebruikt. Er worden geen social-mediafeeds, plugins of trackingpixels ingebed.

Bij het bezoeken van een socialmediaprofiel verwerkt de betreffende platformexploitant persoonsgegevens in overeenstemming met zijn eigen privacyverklaring. Daarbij kan het volgende worden verwerkt:

• IP-adres,
• apparaat- en browserinformatie,
• profielinformatie,
• interacties,
• berichten,
• pagina- en berichtweergaven,
• analyse- en advertentiegegevens.

Wij kunnen geaggregeerde statistieken over bereik en interacties van de platformexploitanten ontvangen.

Rechten van betrokkenen met betrekking tot verwerkingen door het betreffende platform kunnen doorgaans het meest effectief rechtstreeks bij de platformexploitant worden uitgeoefend.

30. Geen op AI gebaseerde beslissingen

Rentowa gebruikt momenteel geen actieve AI-functies waaraan klant-, boekings- of documentgegevens worden doorgegeven.

Persoonsgegevens worden momenteel niet doorgegeven aan aanbieders van generatieve AI-systemen.

Rentowa voert momenteel geen geautomatiseerde:

• goedkeuring of afwijzing van klanten,
• krediet- of risicobeoordeling,
• klantclassificatie,
• boekingsbeslissing,
• juridisch relevante beoordeling uit.

Geautomatiseerde besluitvorming in de zin van Art. 22 AVG vindt momenteel niet plaats.

Voordat dergelijke functies worden geïntroduceerd, zal deze privacyverklaring worden bijgewerkt en zal de gegevensbeschermingsrechtelijke toelaatbaarheid worden beoordeeld.

31. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Rentowa is niet bedoeld voor de gerichte verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van Art. 9 AVG. Hiertoe behoren met name:

• gezondheidsgegevens,
• informatie over religie of levensovertuiging,
• politieke opvattingen,
• vakbondslidmaatschap,
• genetische of biometrische identificatiegegevens,
• informatie over seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Gebruikers dienen dergelijke informatie niet zonder juridische noodzaak in vrije-tekstvelden of notities in te voeren.

Er zijn momenteel geen speciale gegevensvelden voor gegevens van identiteitskaart, rijbewijs of paspoort en geen functie voor het uploaden van kopieën van dergelijke documenten.

Technisch gezien kan dergelijke informatie echter wel in vrije notitievelden worden ingevoerd. Het betreffende verhuurbedrijf is ervoor verantwoordelijk dat vrije-tekstvelden uitsluitend worden gebruikt voor noodzakelijke en rechtmatig verwerkte informatie.

32. Ontvangers en dienstverleners

Persoonsgegevens kunnen in het bijzonder worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:

• hosting- en cloudaanbieders,
• database- en opslagaanbieders,
• e-maildienstverleners,
• aanbieders van communicatie- en videoconferentiediensten,
• kaart-, geocoding- en routeringsdiensten,
• belastingadviseurs, juridisch adviseurs of autoriteiten, indien nodig,
• verdere verwerkers en subverwerkers.

Tot de momenteel gebruikte diensten behoren met name:

• Lovable Cloud voor de marketingwebsite, de bijbehorende database en edge functions,
• Laravel Cloud voor de exploitatie van de Rentowa-applicatie en de PostgreSQL-database,
• Cloudflare voor DNS-, proxy-, CDN- en beveiligingsfuncties,
• Cloudflare R2 voor privé bestands- en beeldopslag met EU-jurisdictie,
• Brevo voor transactionele e-mails,
• Apple voor de terbeschikkingstelling van de iOS-app en apparaatzijdige diagnosediensten,
• Microsoft Teams en Zoom voor online vergaderingen,
• OpenStreetMap-kaartservers, Nominatim en OSRM voor kaart-, adres- en routefuncties.

Voor zover een aanbieder persoonsgegevens als verwerker verwerkt, wordt de wettelijk vereiste verwerkersovereenkomst gesloten.

Voor de verwerking van huurdersgegevens wordt een actuele lijst van subverwerkers bijgehouden als onderdeel van of bijlage bij de betreffende verwerkersovereenkomst.

33. Cloudflare

Wij gebruiken Cloudflare-diensten voor verschillende technische doeleinden.

33.1 DNS-, proxy-, CDN- en beveiligingsfuncties

Cloudflare wordt gebruikt voor:

• domeinnaamsysteem,
• proxy- en content delivery-functies,
• bescherming tegen aanvallen en misbruik,
• verbetering van beschikbaarheid en laadsnelheid.

Daarbij kan het volgende worden verwerkt:

• IP-adres,
• technische verbindingsgegevens,
• opgevraagd domein en bron,
• browser- en apparaatinformatie,
• beveiligings- en aanvalinformatie,
• datum en tijdstip van toegang.

De verwerking dient ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, snelle en veerkrachtige levering van onze diensten op grond van Art. 6 lid 1 sub f AVG.

33.2 Cloudflare R2 Object Storage

Cloudflare R2 wordt gebruikt voor de privé opslag van bestanden, afbeeldingen en documenten.

De in de bucket opgeslagen objecten vallen onder de EU-jurisdictie van Cloudflare. Dit waarborgt dat de objecten binnen de Europese Unie worden opgeslagen. Toegang vindt in de regel plaats via privé en in de tijd beperkte, ondertekende URL's.

33.3 Aanbieder en internationale doorgiften

De aanbieder is Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, VS.

Cloudflare verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke overeenkomst en het Data Processing Addendum.

Voor zover een doorgifte aan of toegang vanuit een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, berust deze verwerking met name op passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

34. Apple en diagnosegegevens

De iOS-app kan via het besturingssysteem en de door Apple geboden App Store-functies technische crash- en diagnosegegevens verzamelen.

Of en in hoeverre Apple dergelijke gegevens doorgeeft, hangt met name af van de privacy- en diagnose-instellingen van het apparaat.

Rentowa gebruikt momenteel geen aanvullende crashrapportage-SDK zoals Sentry of Firebase Crashlytics en geen afzonderlijke mobiele analytics-SDK.

Verdere verwerking door Apple vindt plaats in overeenstemming met de privacyverklaring van Apple.

35. Doorgiften naar derde landen

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, of exploiteren daar technische infrastructuur.

Een doorgifte naar een derde land vindt uitsluitend plaats indien een toelaatbare grondslag bestaat, met name:

• een adequaatheidsbesluit op grond van Art. 45 AVG,
• een geldige certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework,
• EU-standaardcontractbepalingen op grond van Art. 46 AVG,
• andere passende waarborgen,
• een wettelijke uitzondering op grond van Art. 49 AVG.

Ook wanneer een primaire databaseregio binnen de EU is gekozen, kunnen support-, beveiligings-, telemetrie- of subverwerkingsactiviteiten in andere landen plaatsvinden.

36. Bewaartermijnen

Tenzij een specifiekere bewaartermijn is vermeld, bewaren wij persoonsgegevens uitsluitend zolang dit:

• noodzakelijk is voor het betreffende doel,
• vereist is om onze contractuele verplichtingen na te komen,
• wettelijk verplicht is,
• noodzakelijk is voor de verdediging of handhaving van rechtsvorderingen.

Met name gelden momenteel de volgende beginselen:

• contactaanvragen: doorgaans tot 24 maanden,
• Laravel-toepassingslogs: doorgaans 14 dagen,
• gebruikersaccounts: tot toelaatbare verwijdering of archivering,
• operationele huurdersgegevens: zoals bepaald in de betreffende overeenkomst; een exportperiode van 60 dagen na het einde van de overeenkomst is voorzien,
• back-ups: volgens de in hoofdstuk 24 beschreven back-upcyclus,
• factuur- en boekingsgegevens: volgens de toepasselijke handels- en fiscale bewaartermijnen,
• auditlogs: afhankelijk van inhoud en doel; posten die deel uitmaken van handels-, belasting- of boekhoudkundige gegevens gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

Na afloop van de betreffende termijn worden de gegevens gewist, geanonimiseerd of wordt de verwerking ervan beperkt.

37. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard en omvang van de verwerking en de risico's voor betrokkenen, treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen. Hiertoe behoren met name:

• HTTPS-versleuteling,
• wachtwoordhashing,
• rolgebaseerde rechten,
• serverzijdige scheiding van huurders,
• privé bestandsopslag,
• in de tijd beperkte toegangslinks,
• auditlogging,
• back-ups,
• toegangsbeperkingen,
• beveiligings- en foutlogging,
• gedocumenteerde toegang van superbeheerders.

Ondanks passende beschermende maatregelen kan geen enkel technisch systeem volledige veiligheid garanderen.

38. Verplichte gegevens

Bepaalde informatie is vereist om:

• een overeenkomst aan te gaan of te sluiten,
• een gebruikersaccount aan te maken,
• het platform aan te bieden,
• een contactaanvraag te verwerken,
• facturen en bedrijfsprocessen te beheren.

Verplichte velden zijn als zodanig gemarkeerd.

Zonder de vereiste informatie kan de betreffende functie of dienst mogelijk niet worden geleverd. Overige informatie is vrijwillig.

39. Rechten van betrokkenen

Met inachtneming van de wettelijke voorwaarden hebben betrokkenen met name de volgende rechten:

39.1 Inzage

U kunt informatie opvragen over de vraag of en welke persoonsgegevens over u worden verwerkt.

39.2 Rectificatie

U kunt de rectificatie van onjuiste gegevens en de aanvulling van onvolledige gegevens verzoeken.

39.3 Verwijdering

U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke of andere toelaatbare gronden zijn voor verdere opslag.

39.4 Beperking van de verwerking

Onder de wettelijke voorwaarden kunt u een beperking van de verwerking verzoeken.

39.5 Overdraagbaarheid van gegevens

Voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

39.6 Bezwaar

Onder de voorwaarden van Art. 21 AVG kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van Art. 6 lid 1 sub e of f AVG.

39.7 Intrekking van toestemming

Gegeven toestemming kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken. De rechtmatigheid van de tot de intrekking uitgevoerde verwerking blijft onaangetast.

39.8 Contact

Verzoeken kunnen worden gericht aan contact@rentowa.com.

Om onbevoegde openbaarmaking van gegevens te voorkomen, kunnen wij een passend identiteitsbewijs verlangen.

Indien gegevens in Rentowa zijn opgeslagen door een verhuurbedrijf dat optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, kan het verzoek aan dat verhuurbedrijf worden doorgestuurd.

41. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De volgende autoriteit is met name bevoegd voor de verwerkingsverantwoordelijke:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Duitsland.

U kunt zich ook wenden tot een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit, met name op uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

42. Bezwaar tegen ongevraagde reclame

Hierbij wordt bezwaar gemaakt tegen het gebruik van de in het impressum of in deze privacyverklaring gepubliceerde contactgegevens voor het verzenden van niet uitdrukkelijk gevraagd reclame- en informatiemateriaal.

Wij behouden ons het recht voor om juridische stappen te ondernemen in geval van ongevraagde reclame, in het bijzonder spam-e-mails.

43. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij werken deze privacyverklaring bij wanneer functies, dienstverleners, technische systemen, verwerkingsdoeleinden of wettelijke vereisten wijzigen.

De actuele versie is beschikbaar op https://rentowa.com/datenschutz.

Materiële wijzigingen die opnieuw toestemming vereisen of individuele kennisgeving vergen, worden op passende wijze meegedeeld.

44. Taalversies

Deze privacyverklaring kan aanvullend in het Engels worden verstrekt.

De Engelse versie dient ter verbetering van het begrip voor internationale gebruikers.

In geval van discrepanties of verschillen in interpretatie prevaleert de Duitse versie.