Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie die Rentowa-Website, die Rentowa-Webanwendung, die Rentowa-iOS-App oder andere von uns bereitgestellte Dienste nutzen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Ausführliche Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist Alwin Gilles e.K., Uedemer Straße 1–7, 47546 Kalkar, Deutschland. Ansprechpartner: Milcho Jovanovski. E-Mail: contact@rentowa.com. Telefon: +49 162 399 7926.

Wie erfassen wir Daten?

Daten werden insbesondere verarbeitet, wenn Sie:

• rentowa.com besuchen,
• ein Kontakt- oder Demoformular absenden,
• ein Rentowa-Benutzerkonto verwenden,
• Rentowa als Administrator oder Mitarbeiter eines Vermietunternehmens nutzen,
• Support anfragen,
• an einer Produktdemonstration oder einem Online-Meeting teilnehmen,
• Funktionen wie Kamera, QR- beziehungsweise Barcode-Scanner oder digitale Unterschriften verwenden.

Andere Daten entstehen automatisch beim Betrieb der Website oder Anwendung, beispielsweise technische Verbindungs-, Server-, Sicherheits- und Protokolldaten.

Wofür verwenden wir Daten?

• Bereitstellung und Sicherung unserer Website und Anwendungen,
• Verwaltung von Benutzerkonten und Unternehmenszugängen,
• Durchführung und Verwaltung unserer Vertragsbeziehungen,
• Bearbeitung von Anfragen,
• Bereitstellung von Support,
• Versendung von Transaktions-E-Mails,
• Fehlerdiagnose und Gewährleistung der IT-Sicherheit,
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch,
• Widerruf erteilter Einwilligungen,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Alwin Gilles e.K., Uedemer Straße 1–7, 47546 Kalkar, Deutschland

Ansprechpartner: Milcho Jovanovski

E-Mail für allgemeine Anfragen und Datenschutzanfragen: contact@rentowa.com

Telefon: +49 162 399 7926

Website: https://rentowa.com

Für Datenschutzanfragen steht die oben genannte Kontaktadresse zur Verfügung.

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Alwin Gilles e.K. im Zusammenhang mit:

• der Marketing-Website rentowa.com,
• der Rentowa-Webanwendung,
• der Rentowa-iOS-App,
• Benutzerkonten und Unternehmenszugängen,
• Kontakt-, Demo- und Supportanfragen,
• der Abrechnung und Verwaltung von Rentowa-Vertragskunden,
• öffentlichen Rentowa-Katalogen und Buchungsanfrage-Funktionen, soweit Alwin Gilles e.K. selbst Verantwortlicher ist,
• unseren offiziellen Social-Media-Präsenzen.

Für zukünftige Anwendungen oder Funktionen gilt diese Datenschutzerklärung nur, soweit diese darin tatsächlich beschrieben werden. Vor Einführung neuer Datenverarbeitungen wird die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

4. Rollenverteilung zwischen Rentowa und den Vermietunternehmen

4.1 Rentowa als Verantwortlicher

Alwin Gilles e.K. ist insbesondere für solche Verarbeitungen verantwortlich, deren Zwecke und Mittel wir selbst festlegen. Dazu gehören insbesondere:

• Betrieb der Marketing-Website,
• Bearbeitung von Kontakt- und Demoanfragen,
• Verwaltung der Rentowa-Vertragsbeziehung,
• Verwaltung von Rentowa-Benutzerkonten,
• Abrechnung unserer eigenen Leistungen,
• allgemeine Sicherheits- und Missbrauchsprävention,
• Support und Kommunikation,
• Betrieb unserer Social-Media-Präsenzen.

4.2 Rentowa als Auftragsverarbeiter

Vermietunternehmen können Rentowa verwenden, um personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu verarbeiten. Dazu können beispielsweise gehören:

• Kundenstammdaten,
• Buchungen,
• Mietverträge,
• Rechnungen,
• Zahlungsinformationen,
• Lieferanschriften,
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle,
• Zustands- und Schadensfotos,
• digitale Unterschriften,
• interne Notizen.

In diesen Fällen ist grundsätzlich das jeweilige Vermietunternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Alwin Gilles e.K. verarbeitet die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nach den dokumentierten Weisungen des Vermietunternehmens.

Die Einzelheiten dieser Verarbeitung werden in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

4.3 Öffentliche Kataloge und Buchungsanfragen

Stellt ein Vermietunternehmen über Rentowa einen öffentlichen Produktkatalog oder ein Buchungsanfrageformular bereit, ist grundsätzlich das jeweilige Vermietunternehmen für die dort erhobenen Kundendaten verantwortlich.

Das jeweilige Buchungsformular muss deshalb auf die Datenschutzerklärung des betreffenden Vermietunternehmens verweisen.

Diese Rentowa-Datenschutzerklärung ersetzt nicht die Datenschutzinformationen des Vermietunternehmens gegenüber dessen Kunden.

Betroffene Personen, deren Daten durch ein Vermietunternehmen in Rentowa gespeichert wurden, sollten sich zur Ausübung ihrer Rechte grundsätzlich zuerst an dieses Vermietunternehmen wenden. Wir unterstützen das Vermietunternehmen im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Art der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

5.1 Kontakt- und Bestandsdaten

• Vor- und Nachname,
• Unternehmensname,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Kundennummer,
• Ansprechpartnerdaten.

5.2 Benutzerkonto- und Authentifizierungsdaten

• E-Mail-Adresse,
• Passwort-Hash,
• E-Mail-Verifizierungsstatus,
• Benutzerrolle,
• Berechtigungen,
• Unternehmens- beziehungsweise Mandantenzuordnung,
• Einladungs- und Aktivierungsdaten,
• Sitzungs- und Sicherheitsdaten,
• Passwort-zurücksetzen-Informationen.

Benutzerkonten werden grundsätzlich durch Einladung eines Unternehmens erstellt. Eine freie öffentliche Selbstregistrierung ist derzeit nicht vorgesehen.

Benutzerkonten können zusätzlich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden.

5.3 Unternehmensdaten

• Firmenname und Rechtsform,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Website,
• Logo,
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Steuernummer,
• Bankverbindung,
• Rechnungseinstellungen,
• Unternehmensstandorte,
• Benutzer und Rollen.

5.4 Vertrags-, Buchungs- und Betriebsdaten

• Vertrags- und Buchungsnummern,
• Mietzeitraum,
• gebuchte Artikel und Mengen,
• Preise, Rabatte und Steuern,
• Buchungsstatus und Statushistorie,
• zuständige Mitarbeiter,
• interne Notizen,
• Liefer- und Abholinformationen,
• Rückgabeinformationen,
• Schäden und Zustandsinformationen,
• Checklisten,
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle.

5.5 Online-Zahlungen (Stripe)

Hat ein Mietpark (Mandant) Online-Zahlungen aktiviert, können dessen Kunden Buchungen direkt online bezahlen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“). Der Bezahlvorgang findet auf von Stripe gehosteten Seiten statt; Zahlungsdaten — insbesondere Karten- und Kontodaten — werden unmittelbar von Stripe erhoben und erreichen zu keinem Zeitpunkt die Server von Rentowa. Rentowa übermittelt an Stripe die für die Abwicklung erforderlichen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Buchungsreferenz, Betrag, Währung) und erhält von Stripe den Zahlungsstatus zurück.

Für die eigentliche Zahlungsabwicklung ist Stripe datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich. Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an die Stripe, Inc. in den USA kommen; diese erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend der EU-Standardvertragsklauseln. Näheres unter stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Miet- bzw. Buchungsvertrags). Verantwortlicher für die Buchung ist der jeweilige Mietpark; Rentowa handelt insoweit als Auftragsverarbeiter.

5.9 Buchungs-Widget auf Websites unserer Mandanten

Mietparks können das Buchungs-Widget von Rentowa in ihre eigene Website einbinden. Rufen Besucher eine solche Website auf, lädt ihr Browser das Widget sowie die Artikel- und Verfügbarkeitsdaten von Servern von Rentowa; dabei wird technisch bedingt die IP-Adresse verarbeitet (Server-Logs, Löschung nach 14 Tagen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — sicherer Betrieb).

Daten, die Besucher in das Widget eingeben (Kontaktdaten, gewünschter Mietzeitraum, Artikel), verarbeitet Rentowa im Auftrag des jeweiligen Mietparks; datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist der Betreiber der Website, auf der das Widget eingebunden ist. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website; ein entsprechender Hinweis wird im Widget direkt am Formular angezeigt.

5.10 Buchhaltungs-Schnittstelle (sevDesk)

Aktiviert ein Mandant die sevDesk-Schnittstelle, werden ausgestellte Rechnungen automatisch in dessen sevDesk-Konto gespiegelt. Dabei werden Rechnungsdaten einschließlich der Angaben zum Rechnungsempfänger (Name, Anschrift, Kundennummer, Beträge) an die sevdesk GmbH, Offenburg (Deutschland), übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag und auf Weisung des Mandanten zum Zweck seiner Buchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, 257 HGB). Die Schnittstelle ist standardmäßig deaktiviert; der Zugangsschlüssel des Mandanten wird verschlüsselt gespeichert.

5.11 Channel-Manager (Beds24)

Aktiviert ein Mandant den Channel-Manager, synchronisiert Rentowa Buchungen und Verfügbarkeiten mit Buchungsportalen (z. B. Airbnb, Booking.com) über die Beds24 GmbH, Invalidenstraße 65, 10557 Berlin (Deutschland). Rentowa empfängt dabei die vom jeweiligen Portal übermittelten Gastdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Herkunftsland, Buchungszeitraum, Preis) und legt sie im System des Mandanten als Buchung an; in Gegenrichtung werden Belegungszeiträume übermittelt, um Doppelbuchungen zu verhindern.

Diese Gastdaten werden nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben (Art. 14 DSGVO); die Information der Gäste erfolgt über das jeweilige Buchungsportal sowie durch den Mandanten als Verantwortlichen. Die Schnittstelle ist standardmäßig deaktiviert; Zugangstoken werden verschlüsselt gespeichert.

5.6 Inhalts- und Dateidaten

• Produkt- und Inventarbilder,
• Zustands- und Schadensfotos,
• Verträge,
• Rechnungen,
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle,
• digitale Unterschriften,
• sonstige Anhänge und Dokumente.

5.7 Technische Daten

• IP-Adresse,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Gerätetyp,
• App-Version,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seiten und Funktionen,
• Server-, Sicherheits- und Fehlerprotokolle,
• Sitzungskennungen,
• technische Diagnoseinformationen.

5.8 Betroffene Personengruppen

Die Verarbeitung kann insbesondere folgende Personen betreffen:

• Websitebesucher,
• Interessenten und Demo-Anfragende,
• Rentowa-Vertragskunden,
• Administratoren und Benutzer von Rentowa-Unternehmen,
• Beschäftigte von Vermietunternehmen,
• Kunden und Ansprechpartner von Vermietunternehmen,
• Lieferanten und Geschäftspartner,
• Supportanfragende.

Rentowa ist ein B2B-Angebot und richtet sich grundsätzlich an Unternehmen und berufliche Nutzer ab 18 Jahren. Eine bewusste Verarbeitung personenbezogener Daten von Minderjährigen ist nicht vorgesehen.

6. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

6.1 Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Diese Rechtsgrundlage betrifft insbesondere optionale Analysefunktionen, optionale Cookies und andere Verarbeitungen, für die ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

6.2 Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• Demo- und Vertragsanfragen,
• Benutzerkonten,
• Bereitstellung der Rentowa-Plattform,
• Verwaltung von Rentowa-Vertragskunden,
• Support und vertragsbezogene Kommunikation.

6.3 Rechtliche Verpflichtungen — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Diese Rechtsgrundlage betrifft insbesondere handels-, steuer-, buchführungs- und aufsichtsrechtliche Verpflichtungen.

6.4 Berechtigte Interessen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Unsere berechtigten Interessen sind insbesondere:

• sicherer und stabiler Betrieb,
• Schutz vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff,
• Fehlerdiagnose,
• IT-Sicherheit,
• Bearbeitung allgemeiner Anfragen,
• interne Organisation,
• Dokumentation von System- und Geschäftsprozessen,
• Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, berücksichtigen wir die Rechte und Interessen der betroffenen Personen im Rahmen einer Interessenabwägung.

7. Bereitstellung der Marketing-Website

Die Marketing-Website wird über Lovable Cloud bereitgestellt.

Nach unserer derzeitigen Konfiguration wird die Datenbank der Marketing-Website in der Region Irland, eu-west-1, betrieben.

Beim Besuch der Website können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Browser und Betriebssystem,
• angeforderte Seite oder Datei,
• Datum und Uhrzeit,
• Referrer-URL,
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dienstleister

Lovable Labs AB, Sveavägen 17, 111 57 Stockholm, Schweden — Dienst: Lovable Cloud. Zweck: Hosting, Datenbank, Backend- und Edge-Funktionen sowie integrierter E-Mail-Versand.

Die technische Infrastruktur von Lovable Cloud basiert unter anderem auf Supabase-Technologien. Soweit weitere Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden, richten sich deren Einsatz und die Datenübermittlung nach den vertraglichen Bedingungen und der aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste des Anbieters.

8. Kontakt- und Demoformular

Wenn Sie ein Kontaktformular absenden, verarbeiten wir insbesondere:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Betreff,
• Nachrichteninhalt,
• Zeitpunkt der Anfrage.

Die Angaben werden in der Datenbanktabelle für Kontaktanfragen gespeichert. Zusätzlich werden über eine Edge-Funktion eine Benachrichtigung an uns und eine Bestätigung an den Absender versendet.

Zum Betrieb der E-Mail-Infrastruktur werden insbesondere technische Versandinformationen verarbeitet, darunter:

• Empfänger,
• verwendete Vorlage,
• Versandstatus,
• Fehlerinformationen,
• Abmelde- und Unterdrückungsinformationen.

Kontaktanfragen werden grundsätzlich für bis zu 24 Monate gespeichert. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn die Anfrage in eine Vertragsbeziehung übergeht oder gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen.

Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist erforderlich, um die Anfrage bearbeiten zu können. Weitere Angaben sind freiwillig.

9. Cookies, lokaler Speicher und Einwilligungsverwaltung

9.1 Technisch notwendige Technologien

Wir verwenden Cookies, lokalen Speicher oder vergleichbare Technologien, soweit diese für die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:

• Login- und Sitzungscookies,
• Sicherheits- und CSRF-Cookies,
• Spracheinstellungen,
• Einwilligungsentscheidungen,
• technisch notwendige Zustände der Benutzeroberfläche.

Für unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endgeräteinformationen gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zusammenhang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

9.2 Spracheinstellung

Die ausgewählte Sprache kann im lokalen Speicher des Browsers unter einer technischen Kennung wie rentowa.lang gespeichert werden. Dies dient dazu, die Website in der vom Nutzer gewählten Sprache bereitzustellen.

9.3 Lovable Analytics und Web-Performance-Messung

Lovable Analytics und die damit verbundenen optionalen Performance-Technologien sind derzeit deaktiviert. Vor einer zukünftigen Aktivierung wird eine Einwilligung eingeholt, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Bei einer künftigen Aktivierung könnten insbesondere Performancewerte wie Ladezeiten, Darstellungsstabilität und Reaktionszeiten gemessen werden. Rechtsgrundlagen wären dann § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Ablehnung optionaler Analysefunktionen hat keine Auswirkungen auf die grundsätzliche Nutzung der Website.

9.4 Keine Werbe- und Remarketingtechnologien

Derzeit verwenden wir keine:

• Google-Analytics- oder Google-Ads-Integration,
• Meta-Pixel,
• Meta Conversion API,
• LinkedIn Insight Tags,
• Custom Audiences,
• Remarketingtechnologien,
• seitenübergreifenden Werbeprofile.

Sollten solche Dienste zukünftig eingeführt werden, werden sie erst nach einer entsprechenden Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, nach vorheriger Einwilligung aktiviert.

10. Rentowa-Webanwendung und Laravel Cloud

Die Rentowa-Anwendung wird über Laravel Cloud bereitgestellt.

Für die Anwendung verwenden wir eine PostgreSQL-Datenbank in der Region EU Central, Frankfurt.

Dienstanbieter ist Laravel Holdings Inc. — Dienst: Laravel Cloud. Zweck: Hosting der Anwendung, Betrieb der PostgreSQL-Datenbank, Warteschlangen, geplante Prozesse und technische Anwendungsinfrastruktur.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Anwendung und zur Erfüllung unserer Verträge mit Rentowa-Kunden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit technische Sicherheits-, Fehler- und Betriebsdaten verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Benutzerkonten und Authentifizierung

Benutzerkonten werden derzeit ausschließlich durch Einladung eines Unternehmens erstellt.

Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort. Vor der regulären Nutzung ist eine Bestätigung der E-Mail-Adresse erforderlich.

Wir verarbeiten insbesondere:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort-Hash,
• Benutzerrolle,
• Berechtigungen,
• Unternehmenszuordnung,
• Einladungsstatus,
• E-Mail-Verifizierungsstatus,
• Sitzungs- und Sicherheitsinformationen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mit dem von Laravel bereitgestellten Passwort-Hashing-Verfahren geschützt.

Ein Benutzer kann derzeit nur einem Unternehmen beziehungsweise Mandanten angehören.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

12. Mandantentrennung und Zugriffsberechtigungen

Rentowa ist eine mandantenfähige Anwendung.

Die Daten eines Unternehmens werden serverseitig anhand einer Mandantenkennung von den Daten anderer Unternehmen getrennt.

Mandantenbenutzer erhalten nur Zugriff auf Daten ihres eigenen Unternehmens. Der Umfang des Zugriffs richtet sich nach der zugewiesenen Rolle und den jeweiligen Berechtigungen. Zu den möglichen Rollen gehören insbesondere:

• Administrator,
• Office Manager,
• Office Staff,
• Lager,
• Buchhaltung,
• Nur Lesen.

Zugriff durch Rentowa

Technischen Vollzugriff können Personen erhalten, die berechtigten Zugang zur Laravel-Cloud-Organisation oder zur Produktionsumgebung besitzen.

Darüber hinaus besteht eine Plattformrolle SUPER_ADMIN. Diese kann zu Support-, Verwaltungs- oder Fehlerbehebungszwecken auf unterschiedliche Mandanten zugreifen.

Ein Eintritt als Superadministrator wird im Audit-Protokoll des betroffenen Mandanten dokumentiert. Während eines solchen Zugriffs wird in der Anwendung ein sichtbarer Hinweis angezeigt.

Der Zugriff erfolgt nur, soweit er für Betrieb, Support, Wartung, Fehlerbehebung, Sicherheit oder die Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

13. Archivierung von Benutzern und Kundendatensätzen

Benutzer- und Kundendatensätze werden bei einer Entfernung grundsätzlich zunächst archiviert. Die Archivierung dient insbesondere dazu:

• Buchungs- und Vertragshistorien nachvollziehbar zu halten,
• Rechnungen und Protokolle nicht zu beschädigen,
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten,
• unzulässige nachträgliche Veränderungen zu verhindern.

Archivierte Datensätze bleiben gespeichert, bis eine zulässige Löschung erfolgt oder die Daten nicht mehr erforderlich sind.

Eine Archivierung ist nicht mit einer vollständigen Löschung gleichzusetzen.

14. Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung

Rentowa ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen sowie die Dokumentation von Zahlungen und Kautionen. Dabei können verarbeitet werden:

• Rechnungs- und Kundendaten,
• Rechnungspositionen,
• Beträge und Steuern,
• Zahlungsart,
• Zahlungsstatus und Zahlungsdatum,
• Zahlungsreferenzen,
• Bankverbindungen,
• Kautionsinformationen,
• Rückerstattungen,
• DATEV-Exportdaten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Verpflichtungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Bei aktivierter Online-Zahlung erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe (siehe Abschnitt 5.5); vollständige Karten- und Kontodaten werden in Rentowa zu keinem Zeitpunkt gespeichert.

15. E-Mail-Kommunikation über Brevo

Für Transaktions-E-Mails aus der Rentowa-Anwendung verwenden wir Brevo. Dazu gehören insbesondere:

• Kontoeinladungen,
• E-Mail-Verifizierungen,
• Passwort-zurücksetzen-Nachrichten,
• Buchungsbestätigungen,
• Rückgabeerinnerungen,
• Zahlungserinnerungen,
• Rechnungen,
• Supportantworten,
• Sicherheitsmeldungen.

Dabei werden insbesondere folgende Daten an den E-Mail-Dienstleister übermittelt:

• Empfängeradresse,
• Name,
• Betreff,
• Nachrichteninhalt,
• technische Versand- und Zustellinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

Dienstanbieter: Brevo SAS (vormals Sendinblue), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich. Zweck: Versand und technische Zustellung von Transaktions-E-Mails.

Derzeit werden keine Marketingnewsletter versendet.

16. Dateispeicherung, Bilder und Dokumente

Für private Datei- und Bildspeicherung verwendet Rentowa Cloudflare R2 Object Storage.

Der eingesetzte Bucket ist mit der EU-Jurisdiktion von Cloudflare konfiguriert. Die im Bucket gespeicherten Objekte unterliegen der EU-Jurisdiktion von Cloudflare. Dadurch wird gewährleistet, dass die Objekte innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Cloudflare weist für R2 keine einzelne Stadt oder klassische AWS-Region aus; die technische Regionsangabe lautet bei der S3-kompatiblen Schnittstelle „auto“.

In der Produktionsumgebung werden insbesondere folgende Inhalte über einen privaten R2-Speicher verarbeitet:

• Produkt- und Inventarbilder,
• Zustands- und Schadensfotos,
• Fotos bei Übergaben und Rückgaben,
• Verträge,
• Rechnungen,
• Übergabe- und Rückgabeprotokolle,
• sonstige Anhänge und Dokumente.

Private Dateien werden nicht über frei zugängliche öffentliche Speicheradressen bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt grundsätzlich über geschützte oder zeitlich begrenzte, signierte URLs.

Bestimmte Bild- oder Inhaltsdaten können abhängig von der jeweiligen Funktion zusätzlich technisch innerhalb der Datenbank gespeichert werden, beispielsweise in codierter Form.

Soweit diese Inhalte Daten eines Vermietunternehmens oder seiner Kunden enthalten, verarbeitet Alwin Gilles e.K. die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Vermietunternehmens.

Eingesetzter Dienstleister

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, USA.

Dienst: Cloudflare R2 Object Storage. Zweck: private Speicherung und Bereitstellung von Dateien, Bildern und Dokumenten. Speicherjurisdiktion: Europäische Union.

Cloudflare ist ein in den USA ansässiger Dienstleister. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung eine Verarbeitung oder ein Zugriff außerhalb der EU beziehungsweise des EWR nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt die Absicherung nach Maßgabe des mit Cloudflare geltenden Data Processing Addendum und der darin vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

17. Digitale Unterschriften

Rentowa ermöglicht es Vermietunternehmen, die Unterschrift eines Mietkunden auf dem Gerät eines Mitarbeiters zu erfassen. Gespeichert werden können:

• das Bild der Unterschrift,
• der eingegebene Name der unterschreibenden Person,
• die Zuordnung zum Übergabe- oder Vertragsvorgang,
• Datum und Uhrzeit,
• der bearbeitende Benutzer.

Die Unterschrift dient der Dokumentation von Übergaben, Rückgaben und vertraglichen Vorgängen.

Rentowa verwendet die Unterschrift nicht zur automatisierten biometrischen Identifikation einer Person.

Das jeweilige Vermietunternehmen ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und die Information des Mietkunden verantwortlich. Alwin Gilles e.K. verarbeitet die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter.

18. Kamera und QR-/Barcode-Scanner

Die iOS-App kann auf die Kamera zugreifen, wenn der Benutzer eine entsprechende Funktion auswählt. Die Kamera wird insbesondere verwendet für:

• QR- und Barcode-Scanning,
• Inventar- und Produktbilder,
• Zustandsfotos,
• Schadensfotos,
• Fotos bei Übergaben und Rückgaben.

Der Kamerazugriff erfolgt nur nach Erteilung der entsprechenden Geräteberechtigung.

Die Kameraberechtigung kann jederzeit in den iOS-Systemeinstellungen widerrufen werden. Funktionen, die zwingend die Kamera benötigen, stehen anschließend möglicherweise nicht mehr zur Verfügung.

Die Kamera wird derzeit nicht für das Scannen von Personalausweisen, Reisepässen oder Führerscheinen verwendet.

19. Face ID

Die iOS-App kann Face ID verwenden, um den lokalen Zugriff auf die App zu schützen.

Die biometrische Prüfung erfolgt durch das Betriebssystem des Geräts. Rentowa erhält keine Gesichtsdaten und speichert keine biometrischen Face-ID-Merkmale auf seinen Servern.

Rentowa erhält lediglich eine technische Rückmeldung darüber, ob die lokale Authentifizierung erfolgreich war.

Die Nutzung von Face ID ist freiwillig und kann über die Geräteeinstellungen deaktiviert werden.

20. Keine Geräte-GPS-Ortung

Rentowa verwendet derzeit keine GPS-Ortung von Mitarbeitern, Kunden oder Mietartikeln. Es werden insbesondere nicht automatisiert verarbeitet:

• aktuelle Gerätestandorte,
• Bewegungsprofile von Mitarbeitern,
• GPS-Positionen von Mietartikeln,
• dauerhafte Standortverläufe.

Benutzer können Liefer- und Abholanschriften manuell eingeben. Aus diesen Adressen können technische Koordinaten zur Entfernungs- oder Routenberechnung abgeleitet werden.

21. Karten-, Geocoding- und Routingdienste

Für Karten-, Adress- und Entfernungsfunktionen verwendet Rentowa derzeit Dienste des OpenStreetMap-Umfelds.

21.1 Kartenkacheln

Beim Aufruf einer Kartenansicht werden Kartenkacheln derzeit unmittelbar von tile.openstreetmap.org geladen. Dabei wird technisch die IP-Adresse des verwendeten Geräts an den Kartenserver übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Darstellung von Liefergebieten, Standorten und Entfernungen innerhalb der Anwendung. Vor dem Einsatz prüfen wir, ob schutzwürdige Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.

21.2 Nominatim

Zur Umwandlung einer manuell eingegebenen Lieferanschrift in geografische Koordinaten kann der Nominatim-Dienst verwendet werden. Dabei wird die eingegebene Anschrift serverseitig an den Dienst übertragen.

21.3 OSRM

Zur Routen- oder Entfernungsberechnung können aus einer Anschrift abgeleitete Koordinaten an den OSRM-Dienst unter router.project-osrm.org übermittelt werden.

21.4 Verantwortlichkeit

Die genannten Dienste werden technisch im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Rentowa-Funktionen genutzt.

Soweit dabei Daten eines Mandanten oder seiner Kunden verarbeitet werden, erfolgt dies grundsätzlich im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

Die Nutzung öffentlicher Community-Endpunkte wird regelmäßig überprüft. Wir behalten uns vor, auf selbst betriebene Dienste oder vertraglich gebundene Anbieter umzustellen.

Wir prüfen derzeit, ob die Karten-, Geocoding- und Routingdienste künftig selbst betrieben oder durch vertraglich gebundene Anbieter ersetzt werden.

22. Server-, Anwendungs- und Zugriffsprotokolle

22.1 Anwendungslogs

Die Rentowa-Anwendung führt technische Anwendungsprotokolle, um Fehler zu erkennen, den Betrieb zu sichern und Sicherheitsvorfälle untersuchen zu können.

Die reguläre Speicherdauer dieser Laravel-Anwendungsprotokolle beträgt grundsätzlich 14 Tage.

22.2 Plattform- und HTTP-Protokolle

Laravel Cloud und weitere Infrastrukturbetreiber können zusätzlich technische Zugriffsprotokolle führen. Diese können insbesondere IP-Adressen, Zeitpunkte, aufgerufene Ressourcen und technische Verbindungsinformationen enthalten.

Die jeweilige Speicherdauer richtet sich nach der technischen Konfiguration und den Bedingungen des Infrastrukturbetreibers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

23. Audit-Protokolle

Rentowa führt ein unveränderbares Audit-Protokoll über wesentliche Benutzer- und Systemaktionen. Protokolliert werden können insbesondere:

• Logins,
• Erstellung und Änderung von Kundendaten,
• Buchungsänderungen,
• Rechnungsänderungen,
• Archivierungen und Löschvorgänge,
• Exporte,
• Rollen- und Berechtigungsänderungen,
• Superadministrator-Zugriffe.

Ein Audit-Eintrag kann insbesondere enthalten:

• Mandant,
• Benutzerkennung,
• Name des handelnden Benutzers,
• betroffener Datensatz oder Entität,
• Art der Aktion,
• geänderte Werte,
• Zeitpunkt der Aktion.

Das Audit-Protokoll enthält nach der aktuellen Anwendungskonfiguration keine gesondert gespeicherte IP-Adresse und keine Gerätekennung.

Audit-Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gespeichert, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, zur Wahrung der Integrität von Buchungs- und Rechnungsdaten oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Audit-Einträge werden abhängig von ihrem Inhalt und Zweck unterschiedlich lange aufbewahrt. Technische und sicherheitsbezogene Einträge werden gelöscht, sobald sie für Sicherheit, Nachweis oder Rechtsverteidigung nicht mehr erforderlich sind. Einträge, die Bestandteil handels-, steuer- oder buchführungsrelevanter Vorgänge sind, können während der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.

24. Backups

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit werden regelmäßig Backups erstellt. Der anwendungsseitig konfigurierte Backup-Zyklus sieht derzeit vor:

• vollständige Aufbewahrung aller Backups für 7 Tage,
• tägliche Backups für weitere 16 Tage,
• wöchentliche Backups für 8 Wochen,
• monatliche Backups für 4 Monate,
• jährliche Backups für 2 Jahre.

Backups werden in der Produktionsumgebung täglich erstellt und nach dem konfigurierten Zeitplan bereinigt. Der anwendungsseitige Backupspeicher ist auf insgesamt 5 GB begrenzt. Abhängig vom erreichten Speichervolumen können ältere Sicherungen im Rahmen der automatischen Bereinigung früher entfernt werden als nach den vorstehend genannten Höchstfristen.

Laravel Cloud kann zusätzlich eigene Datenbank- oder Infrastrukturbackups durchführen. Für diese können separate Aufbewahrungsfristen gelten.

Gelöschte Daten können bis zum Ablauf des jeweiligen Backup-Zyklus weiterhin in Sicherungskopien enthalten sein. Sie werden dort nicht für reguläre operative Zwecke verwendet und im Rahmen der planmäßigen Überschreibung entfernt.

25. Vertragsende und Löschung von Mandantendaten

Die Löschung und Rückgabe von Mandantendaten nach Vertragsende richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag. Vorgesehen ist grundsätzlich eine Exportfrist von 60 Tagen. Die konkrete Umsetzung und der Beginn der Frist werden dem betroffenen Unternehmen bei Vertragsbeendigung mitgeteilt.

Nach Ablauf der jeweils mitgeteilten Frist werden operative Mandantendaten gelöscht oder anonymisiert, soweit:

• keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht,
• die Daten nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden,
• keine andere zulässige Weiterverarbeitung erforderlich ist.

Gesetzlich aufzubewahrende Rechnungs-, Buchungs- und Geschäftsunterlagen können getrennt und mit eingeschränktem Zugriff weiter gespeichert werden.

Daten können bis zum Ablauf des jeweils geltenden Backup-Zyklus weiterhin in Sicherungskopien enthalten sein.

Abweichende Regelungen können im Einzelfall vertraglich vereinbart werden.

26. Accountlöschung

Betroffene Personen können die Löschung ihres Benutzerkontos jederzeit per E-Mail an contact@rentowa.com beantragen. Eine gesonderte Selbstbedienungsfunktion in der Anwendung steht derzeit nicht zur Verfügung.

Der Antrag wird manuell geprüft und bearbeitet. Der Antragsteller erhält eine Eingangsbestätigung.

Die Anfrage wird grundsätzlich unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang bearbeitet.

Bei einer berechtigten Accountlöschung werden die dem Benutzerkonto zugeordneten personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Die Löschung eines Benutzerkontos führt nicht automatisch zur Löschung:

• des gesamten Unternehmensmandanten,
• der Daten des Vermietunternehmens,
• von Rechnungen und steuerlich relevanten Unterlagen,
• von Buchungs- und Vertragshistorien,
• von Daten, die das Vermietunternehmen als Verantwortlicher verarbeitet,
• von Daten, die zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Ist der Benutzer der einzige Administrator seines Unternehmens, muss vor der Löschung ein anderer Administrator bestimmt oder das weitere Vorgehen mit Rentowa geklärt werden.

Die Löschung eines vollständigen Unternehmensmandanten kann nur durch einen Rentowa-Superadministrator im Rahmen der Vertragsbeendigung vorgenommen werden.

27. Transaktions-E-Mails und keine Newsletter

Rentowa versendet derzeit ausschließlich Transaktions- und Servicenachrichten. Dazu gehören insbesondere:

• Einladungen,
• Kontobestätigungen,
• Passwort-zurücksetzen-Nachrichten,
• Buchungsinformationen,
• Erinnerungen,
• Rechnungen,
• Supportnachrichten,
• Sicherheitsinformationen.

Es werden derzeit keine Marketingnewsletter versendet.

Sollten zukünftig Newsletter eingeführt werden, erfolgt dies nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage und gegebenenfalls nach vorheriger Einwilligung und Double-Opt-in.

28. Online-Meetings und Produktdemonstrationen

Für Produktdemonstrationen, Beratungsgespräche und Online-Meetings verwenden wir Microsoft Teams und Zoom. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Einwahldaten,
• IP-Adresse,
• Geräte- und Verbindungsinformationen,
• Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme,
• freiwillig übermittelte Audio- und Videodaten,
• Chatnachrichten,
• geteilte Bildschirminhalte und Dateien.

Meetings werden derzeit nicht durch uns aufgezeichnet, automatisch transkribiert oder durch KI zusammengefasst.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effizienter Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eingesetzte Anbieter sind insbesondere Microsoft Teams, bereitgestellt durch Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, und Zoom, bereitgestellt durch Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA, beziehungsweise durch Zoom Voice Communications B.V. für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum.

Die Anbieter können personenbezogene Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen und gegebenenfalls außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten.

29. Social-Media-Präsenzen

Rentowa unterhält derzeit offizielle Profile auf LinkedIn und Instagram.

Auf rentowa.com werden derzeit nur gewöhnliche Links zu diesen Profilen verwendet. Social-Media-Feeds, Plugins oder Tracking-Pixel sind nicht eingebettet.

Beim Besuch eines Social-Media-Profils verarbeitet der jeweilige Plattformbetreiber personenbezogene Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Geräte- und Browserinformationen,
• Profilinformationen,
• Interaktionen,
• Nachrichten,
• Seiten- und Beitragsaufrufe,
• Analyse- und Werbedaten.

Wir können von den Plattformbetreibern aggregierte Statistiken über Reichweite und Interaktionen erhalten.

Betroffenenrechte hinsichtlich der durch die jeweilige Plattform vorgenommenen Verarbeitung können regelmäßig am effektivsten direkt beim Plattformbetreiber ausgeübt werden.

30. Keine KI-gestützten Entscheidungen

Rentowa verwendet derzeit keine aktiven KI-Funktionen, an die Kunden-, Buchungs- oder Dokumentdaten übertragen werden.

Personenbezogene Daten werden derzeit nicht an Anbieter generativer KI-Systeme übermittelt.

Rentowa führt derzeit keine automatisierte:

• Freigabe oder Ablehnung von Kunden,
• Kredit- oder Risikobewertung,
• Kundenklassifizierung,
• Buchungsentscheidung,
• rechtlich erhebliche Bewertung

durch. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet derzeit nicht statt.

Vor Einführung entsprechender Funktionen wird diese Datenschutzerklärung aktualisiert und die datenschutzrechtliche Zulässigkeit geprüft.

31. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Rentowa ist nicht für die gezielte Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO konzipiert. Dazu gehören insbesondere:

• Gesundheitsdaten,
• Angaben über Religion oder Weltanschauung,
• politische Meinungen,
• Gewerkschaftszugehörigkeit,
• genetische oder biometrische Identifikationsdaten,
• Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.

Benutzer sollen solche Informationen nicht ohne rechtliche Notwendigkeit in Freitextfelder oder Notizen eintragen.

Für Ausweis-, Führerschein- oder Reisepassdaten bestehen derzeit keine gesonderten Datenfelder und keine Funktion zum Hochladen entsprechender Dokumentkopien.

Solche Informationen können technisch jedoch in freien Notizfeldern eingetragen werden. Das jeweilige Vermietunternehmen ist dafür verantwortlich, Freitextfelder nur für erforderliche und rechtmäßig verarbeitete Informationen zu verwenden.

32. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und Cloudanbieter,
• Datenbank- und Speicheranbieter,
• E-Mail-Dienstleister,
• Kommunikations- und Videokonferenzanbieter,
• Karten-, Geocoding- und Routingdienste,
• Steuerberater, Rechtsberater oder Behörden, soweit erforderlich,
• weitere Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter.

Zu den derzeit eingesetzten Diensten gehören insbesondere:

• Lovable Cloud für die Marketing-Website, deren Datenbank und Edge-Funktionen,
• Laravel Cloud für den Betrieb der Rentowa-Anwendung und der PostgreSQL-Datenbank,
• Cloudflare für DNS, Proxy-, CDN- und Sicherheitsfunktionen,
• Cloudflare R2 für private Datei- und Bildspeicherung mit EU-Jurisdiktion,
• Brevo für Transaktions-E-Mails,
• Apple für die Bereitstellung der iOS-App und geräteseitige Diagnosedienste,
• Microsoft Teams und Zoom für Online-Meetings,
• OpenStreetMap-Kartenserver, Nominatim und OSRM für Karten-, Adress- und Routenfunktionen,
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) — Online-Zahlungsabwicklung, nur bei aktivierter Online-Zahlung; USA-Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln,
• sevdesk GmbH (Offenburg, Deutschland) — Spiegelung von Rechnungen in die Buchhaltung des Mandanten, nur bei aktivierter Schnittstelle,
• Beds24 GmbH (Berlin, Deutschland) — Synchronisation mit Buchungsportalen, nur bei aktiviertem Channel-Manager.

Soweit ein Anbieter personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, wird der gesetzlich erforderliche Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Für die Verarbeitung von Mandantendaten wird eine aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste als Bestandteil oder Anlage des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags geführt.

33. Cloudflare

Wir verwenden Leistungen von Cloudflare für mehrere technische Zwecke.

33.1 DNS, Proxy, CDN und Sicherheitsfunktionen

Cloudflare wird eingesetzt für:

• Domain Name System,
• Proxy- und Content-Delivery-Funktionen,
• Schutz vor Angriffen und missbräuchlichen Zugriffen,
• Verbesserung von Verfügbarkeit und Ladegeschwindigkeit.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• technische Verbindungsdaten,
• angeforderte Domain und Ressource,
• Browser- und Geräteinformationen,
• Sicherheits- und Angriffsinformationen,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an einer sicheren, schnellen und widerstandsfähigen Bereitstellung unserer Dienste gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

33.2 Cloudflare R2 Object Storage

Cloudflare R2 wird für die private Speicherung von Dateien, Bildern und Dokumenten verwendet.

Die im Bucket gespeicherten Objekte unterliegen der EU-Jurisdiktion von Cloudflare. Dadurch wird gewährleistet, dass die Objekte innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Der Zugriff erfolgt grundsätzlich über private und zeitlich begrenzte, signierte URLs.

33.3 Anbieter und internationale Übermittlungen

Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, USA.

Cloudflare verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe des geltenden Vertrags und Data Processing Addendum.

Soweit eine Übermittlung oder ein Zugriff außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, wird diese Verarbeitung insbesondere auf geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln gestützt.

34. Apple und Diagnosedaten

Die iOS-App kann technische Crash- und Diagnosedaten über die von Apple bereitgestellten Betriebssystem- und App-Store-Funktionen erfassen.

Ob und in welchem Umfang Apple solche Daten übermittelt, hängt insbesondere von den Datenschutz- und Diagnoseeinstellungen des Geräts ab.

Rentowa verwendet derzeit kein zusätzliches Crash-Reporting-SDK wie Sentry oder Firebase Crashlytics und kein eigenes mobiles Analyse-SDK.

Weitere Verarbeitungen durch Apple erfolgen nach den Datenschutzbestimmungen von Apple.

35. Datenübermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz oder technische Infrastruktur außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.

Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn eine zulässige Grundlage besteht, insbesondere:

• ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO,
• eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework,
• EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO,
• andere geeignete Garantien,
• eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

Auch wenn eine primäre Datenbankregion innerhalb der EU ausgewählt wurde, können beispielsweise Support-, Sicherheits-, Telemetrie- oder Unterauftragsverarbeitungen in anderen Ländern stattfinden.

36. Speicherdauer

Soweit keine speziellere Speicherdauer angegeben ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies:

• für den jeweiligen Zweck erforderlich ist,
• zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten benötigt wird,
• aufgrund gesetzlicher Pflichten vorgeschrieben ist,
• zur Verteidigung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Insbesondere gelten derzeit folgende Grundsätze:

• Kontaktanfragen: grundsätzlich bis zu 24 Monate,
• Laravel-Anwendungslogs: grundsätzlich 14 Tage,
• Benutzerkonten: bis zur zulässigen Löschung oder Archivierung,
• operative Mandantendaten: nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags; vorgesehen ist eine Exportfrist von 60 Tagen nach Vertragsende,
• Backups: nach dem in Abschnitt 24 beschriebenen Backup-Zyklus,
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen: nach den jeweils geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen,
• Audit-Protokolle: abhängig von Inhalt und Zweck; handels-, steuer- oder buchführungsrelevante Einträge während der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Daten gelöscht, anonymisiert oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

37. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art und des Umfangs der Verarbeitung sowie der Risiken für die betroffenen Personen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere:

• HTTPS-Verschlüsselung,
• Passwort-Hashing,
• rollenbasierte Berechtigungen,
• serverseitige Mandantentrennung,
• private Dateispeicherung,
• zeitlich begrenzte Zugriffslinks,
• Audit-Protokollierung,
• Backups,
• Zugriffsbeschränkungen,
• Sicherheits- und Fehlerprotokollierung,
• dokumentierte Superadministrator-Zugriffe.

Trotz angemessener Schutzmaßnahmen kann kein technisches System vollständige Sicherheit garantieren.

38. Pflichtangaben

Bestimmte Angaben sind erforderlich, um:

• einen Vertrag anzubahnen oder abzuschließen,
• ein Benutzerkonto einzurichten,
• die Plattform bereitzustellen,
• eine Kontaktanfrage zu bearbeiten,
• Rechnungen und geschäftliche Vorgänge zu verwalten.

Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet.

Ohne die erforderlichen Angaben kann die jeweilige Funktion oder Leistung gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden. Weitere Angaben sind freiwillig.

39. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

39.1 Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.

39.2 Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

39.3 Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen oder sonstigen zulässigen Gründe für die weitere Speicherung bestehen.

39.4 Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

39.5 Datenübertragbarkeit

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

39.6 Widerspruch

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen Verarbeitungen einlegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen.

39.7 Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

39.8 Kontakt

Anfragen können an contact@rentowa.com gerichtet werden.

Zur Vermeidung einer unbefugten Datenoffenlegung können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Wenn Daten durch ein Vermietunternehmen als Verantwortlichen in Rentowa gespeichert wurden, kann die Anfrage an das betreffende Vermietunternehmen weitergeleitet werden.

41. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Deutschland.

Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes.

42. Widerspruch gegen unverlangte Werbung

Der Verwendung der im Impressum oder in dieser Datenschutzerklärung veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird widersprochen.

Wir behalten uns rechtliche Schritte im Fall unverlangter Werbezusendungen, insbesondere durch Spam-E-Mails, vor.

43. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister, technische Systeme, Verarbeitungszwecke oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://rentowa.com/datenschutz abrufbar.

Wesentliche Änderungen, die eine erneute Einwilligung oder eine individuelle Information erforderlich machen, werden in geeigneter Form mitgeteilt.

44. Sprachfassungen

Diese Datenschutzerklärung kann zusätzlich in englischer Sprache bereitgestellt werden.

Die englische Fassung dient der besseren Verständlichkeit für internationale Nutzer.

Bei Abweichungen oder Auslegungsunterschieden ist die deutsche Fassung maßgeblich.